日圖大幅面掃描儀-A0,B0數(shù)字化圖檔檔案管理方案
檔案管理工作也在不斷的自我完善以適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的需求，由此也產(chǎn)生數(shù)量巨大、總類繁多的圖檔檔案。如圖檔申報(bào)表、文書、資料等等，怎樣科學(xué)管理這些檔案成為日常工作至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。
客戶工作中形成大量的檔案原件，常常要進(jìn)行手工歸集、整理、裝訂、統(tǒng)計(jì)、建檔查閱、檢索檔案等，工作非常繁瑣，而且由于管理和存放檔案需要大量的人力、物力。使廣大的人員為此耗費(fèi)大量的時(shí)間而不能更好的投入工作中去，降低工作效率。如何將大量的文檔資料存檔，怎樣讓工作人員快捷地查詢所需檔案資料等問題亟待解決，所以在圖檔機(jī)關(guān)檔案中心建立一個(gè)數(shù)字化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化的科技檔案管理系統(tǒng)勢在必行。
一、目前的圖檔管理模式
一般圖檔局下設(shè)若干個(gè)圖檔所，管理轄區(qū)范圍內(nèi)成千上萬的納稅戶。圖檔機(jī)關(guān)在日常工作中，會產(chǎn)生大量的各種文件、公文、批示等文書檔案，這類具有法律效力的檔案資料均須妥善保管，經(jīng)常查閱；另外圖檔管轄的納稅戶在新成立、注銷等過程中會向圖檔機(jī)關(guān)上交各種信息登記表等，這些資料存檔后被視為固定檔案。也是日常工作中經(jīng)常要查閱到的檔案；這個(gè)量也是相當(dāng)龐大的.每月就要產(chǎn)生大量的流動檔案。
如此龐大的資料檔案量，工作人員在每月繁重的工作結(jié)束后還要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力來整理、裝訂檔案，而且還擔(dān)憂著這些檔案保存、查閱中紙張變質(zhì)、損壞。這種傳統(tǒng)的檔案管理辦法無法減輕圖檔機(jī)關(guān)沉重的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也不能滿足經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展中用戶急劇增多、檔案資料日益龐大的管理需求，給查詢信息帶來了很大的不便。
二、傳統(tǒng)圖檔檔案管理的問題主要表現(xiàn)在：
人工查詢速度慢；
存儲占用空間大；
檔案保存時(shí)間長，難免造成紙張受損、變質(zhì)、發(fā)黃等，給檔案復(fù)查調(diào)閱帶來影響；
由于圖檔機(jī)關(guān)及相關(guān)部門經(jīng)常反復(fù)查閱，頻繁查閱中容易將原件損壞或丟失，給工作和檔案管理造成障礙和損失。
三、 日圖大幅面掃描儀數(shù)字化管理解決方案
1、 主要特點(diǎn)
查詢方便、快捷
圖檔檔案存放量一般都有數(shù)萬份，若按傳統(tǒng)方法存儲歸檔，查詢一個(gè)用戶資料檔案少則花幾小時(shí)，多則幾天。若將文檔掃描，并進(jìn)行數(shù)字化后按系統(tǒng)設(shè)計(jì)的方式建立索引歸檔數(shù)據(jù)，查詢時(shí)，查詢?nèi)藛T即可利用應(yīng)用系統(tǒng)提供的界面，輸入電子文檔的檢索條件：如法人代表、企業(yè)名稱等。系統(tǒng)將會利用該條件去匹配文檔要素?cái)?shù)據(jù)庫的紀(jì)錄，得到電子文檔索引指針，然后進(jìn)行查詢。即可在數(shù)秒內(nèi)查到原件，大大提高工作效率。
節(jié)省空間和成本
傳統(tǒng)圖檔檔案管理都是將資料存放在圖檔的檔案室，占用空間大，采用本方案只需一臺電腦即可存儲，且能永久保存。減少辦公空間，降低成本，并可改善辦公環(huán)境。
實(shí)現(xiàn)資源共享
隨著網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步普及和廣泛運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)、跨地區(qū)的資源共享已成為現(xiàn)代管理的迫切需求。
系統(tǒng)開放性
自動化辦公是辦公發(fā)展的一種趨勢，為了發(fā)揮其應(yīng)有的效益、提高管理系統(tǒng)功能、加速信息流轉(zhuǎn)，本系統(tǒng)所具有的良好的開放性能完全滿足這種需要。
2、系統(tǒng)配置
日圖大幅面掃描儀1臺
駿圖矢量化軟件1套(含中文OCR)
PDE檔案管理軟件1套
計(jì)算機(jī)1臺：帶Windows操作系統(tǒng)